|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации Корякского автономного округа от 12.07.2005 № 259
"ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 июля 2005 года № 259
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности и обеспечения контроля исполнения документов
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Корякского автономного округа согласно приложению.
2. Общему отделу обеспечить все структурные подразделения администрации Корякского автономного округа настоящей Инструкцией.
3. Признать утратившим силу Постановление губернатора Корякского автономного округа от 01.10.2004 № 366 "Об инструкции по делопроизводству в администрации Корякского автономного округа".
Губернатор
Корякского автономного округа
О.Н.КОЖЕМЯКО
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением губернатора
Корякского автономного округа
от 12.07.2005 № 259
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
I. Общие положения.
II. Документация администрации Корякского автономного округа.
III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов.
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов.
3.1.1. Общие положения.
3.1.2. Структура законопроекта.
3.1.3. Порядок употребления ссылок.
3.1.4. Порядок указания официальных источников опубликования.
3.1.5. Внесение изменений в законодательные акты.
3.1.6. Перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу.
3.2. Подготовка и оформление проектов актов губернатора округа.
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
4.1. Постановление, распоряжение.
4.2. Положение, правила, инструкция.
4.3. Протокол.
4.4. Акт.
4.5. Докладная записка.
4.6. Служебная записка.
4.7. Объяснительная записка.
4.8. Справка.
4.9. Сводка.
4.10. Заключение, отзыв.
4.11. Перечень и список.
4.12. Служебные письма.
4.12.1. Общие правила оформления служебных писем.
4.12.2. Разновидности служебных писем.
V. Правила оформления документов.
5.1. Бланки документов.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
VI. Организация документооборота и исполнения документов.
6.1. Организация документооборота.
6.2. Организация доставки документов.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.
6.7. Учет количества документов.
6.8. Работа исполнителей с документами.
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов.
VII. Регистрация документов.
VIII. Контроль исполнения документов.
8.1. Организация контроля исполнения.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
IX. Организация документов в делопроизводстве.
9.1. Составление номенклатур дел.
9.2. Формирование и оформление дел.
9.3. Организация оперативного хранения документов.
X. Порядок передачи документов на хранение в архив.
10.1. Экспертиза ценности документов.
10.2. Подготовка и передача документов в архив.
Приложение 1. Постановление.
Приложение 2. Распоряжение.
Приложение 3. Бланк губернатора округа.
Приложение 4. Общий бланк администрации округа.
Приложение 5. Справка об объеме документооборота.
Приложение 6. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ).
Приложение 7. Справка о состоянии исполнения документов.
Приложение 8. Номенклатура дел.
Приложение 9. Номенклатура дел.
Приложение 10. Дело.
Приложение 11. Лист - заверитель дела.
Приложение 12. Внутренняя опись документов дела.
Приложение 13. Опись.
Приложение 14. Акт.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Корякского автономного округа (далее по тексту - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Корякского автономного округа (далее по тексту - администрация округа) и исполнительных органах государственной власти, формируемых губернатором Корякского автономного округа (далее по тексту - губернатор округа).
1.2. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации округа осуществляются секретариатом, на который возложены функции по документационному обеспечению управления.
II. Документация администрации Корякского автономного округа
2.1. Деятельность администрации округа обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for WiNdows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12, 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.
III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
3.1.1. Общие положения
3.1.1.1. Разработка проектов законов (законопроектов) осуществляется структурными подразделениями администрации округа в соответствии с утвержденными губернатором округа программами и планами законопроектной деятельности.
3.1.1.2. Законопроекты вносятся в Думу Корякского автономного округа губернатором округа с приложением следующих сопроводительных материалов:
- пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
- финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного пунктом "к" статьи 44 Устава (Основного закона) Корякского автономного округа);
- перечень актов окружного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;
- заключение правового управления о соответствии законопроекта действующему законодательству (Российской Федерации и Корякского автономного округа);
- в случае, если объем законопроекта более 5 страниц, - текст законопроекта в электронной форме (Текстовый редактор Word 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.
3.1.1.3. Законопроект, представляемый в Думу Корякского автономного округа, должен быть завизирован руководителями структурных подразделений, подготовивших законопроект, или лицами, исполняющими их обязанности, вице-губернатором, курирующим работу структурного подразделения, руководителем аппарата администрации округа, начальником правового управления администрации округа или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных структурных подразделений администрации округа.
3.1.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Думу Корякского автономного округа, печатается шрифтом размером № 12 на стандартных листах бумаги формата А4.
На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.1.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ЗАКОН КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - печатается прописными буквами размером шрифта не более № 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
3.1.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально -экономических и иных последствий его принятия.
3.1.2. Структура законопроекта
3.1.2.1. Наименование законопроекта отражает его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование должно быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по наименованию законодательного акта определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро отыскать.
Законодательные акты со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают законодательство, затрудняют систематизацию и понимание законодательных актов. Особенно они неудобны при ссылках на них в других нормативных правовых актах, актах применения права, документах, статьях и т.д.
3.1.2.2. Преамбула (введение) - самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи, но не является обязательной.
Преамбула:
не содержит самостоятельные нормативные предписания; не делится на статьи;
не содержит ссылки на другие законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием законодательного акта;
не содержит легальные дефиниции;
не формулирует предмет регулирования законопроекта;
не нумеруется.
Преамбула предваряет текст законопроекта. Структурные единицы законопроекта не могут иметь преамбулу.
3.1.2.3. Деление законопроекта на структурные единицы упрощает пользование им, улучшает его внутреннее построение и систематизацию, осуществление ссылок, помогает быстро ориентироваться в нормативном материале.
Употребляются следующие структурные единицы законодательных актов по нисходящей:
раздел;
глава;
статья.
Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует.
Возможно деление крупных систематизированных законопроектов (например, проектов кодексов) на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.
3.1.2.4. Часть законопроекта обозначается словами:
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ; ЧАСТЬ ВТОРАЯ может иметь наименование:
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ либо обозначаться следующим образом:
ОБЩАЯ ЧАСТЬ;
ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ.
Обозначение и наименование части законопроекта печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим.
Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом.
3.1.2.5. Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами; имеет наименование.
Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим.
Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.
Пример:
РАЗДЕЛ. I ПРАВО
СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
3.1.2.6. Подраздел:
имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами;
имеет наименование.
Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка. Пример: Подраздел I. Общие положения об обязательствах
3.1.2.7. Глава:
нумеруется арабскими цифрами;
имеет наименование.
Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка. Пример: Глава 5. Права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности
3.1.2.8. Параграф:
обозначается знаком §;
имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами;
имеет наименование.
Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка. Пример: § 1. Хозяйственные товарищества и общества
3.1.2.9. Статья законопроекта:
является его основной структурной единицей;
имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами;
имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь:
Примеры:
Статья 33. Сертификация
1......... (часть 1)
2......... (часть 2)
или
Статья 33
1......... (часть 1)
2......... (часть 2)
Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа.
Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.
Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.
Статья подразделяется на части.
Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой.
Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Примеры: Статья 33. Сертификация
1......... (часть 1)
2........: (часть 2)
1).......; (пункт 1 части 2)
2).......: (пункт 2 части 2)
а).......; (подпункт "а" пункта 2 части 2)
б)........ (подпункт "б" пункта 2 части 2)
или Статья 33
1......... (часть 1)
2........: (часть 2)
1).......; (пункт 1 части 2)
2).......: (пункт 2 части 2)
а).......; (подпункт "а" пункта 2 части 2)
б)........ (подпункт "б" пункта 2 части 2)
В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.
Деление частей в статье либо частей в разных статьях одного законопроекта и на пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия, не допускается.
Деление пунктов в частях статьи либо в разных статьях одного законопроекта и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.
Примеры возможных вариантов структуры частей статьи:
Статья 1. Порядок рассмотрения требований кредиторов
1. При наличии возражений относительно требований кредиторов арбитражный суд проверяет обоснованность требований.(часть 1)
2. Требования кредиторов рассматриваются в заседании арбитражного суда. По результатам рассмотрения выносится определение о включении или об отказе во включении указанных требований в реестр требований кредитора. (часть 2)
3. К решению об обращении к собранию прилагаются: (абзац первый части 3)
план финансового оздоровления; (абзац второй части 3)
график погашения задолженности; (абзац третий части 3)
иные предусмотренные настоящим Законом документы, (абзац четвертый части 3)
или
Статья 1. Порядок рассмотрения требования кредиторов
1. При наличии возражений относительно требований кредиторов арбитражный суд проверяет обоснованность требований. (часть 1)
2. Требования кредиторов рассматриваются в заседании арбитражного суда. По результатам рассмотрения выносится определение о включении или об отказе во включении указанных требований в реестр требований кредитора. (часть 2)
3. Федеральный арбитражный суд действует в составе: (абзац первый части 3)
1) президиума; (пункт 1 части 3)
2) судебной коллегии: (пункт 2 части 3)
а) по рассмотрению споров, возникающих из гражданских правоотношений; (подпункт "а" пункта 2 части 3)
б) по рассмотрению споров, возникающих из административных правоотношений. (подпункт "б" пункта 2 части 3)
3.1.2.10. Законопроекты о внесении изменений в законодательные акты, а также законопроекты, содержащие перечни законодательных актов, признаваемых утратившими силу, имеют особую структуру статьи. Такие законопроекты:
N
- не имеют наименований статей;
- делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений.
Пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Примеры:
Статья 1
Внести в Закон Корякского автономного округа от ............. № ..... "Об.................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" N....(........) от.................) следующие изменения:
1).......; (пункт 1)
2).......; (пункт 2)
3).......; (пункт 3)
а).......; (подпункт "а" пункта 3)
б).......; (подпункт "б" пункта 3)
4)........ (пункт 4)
или Статья 1
Внести в Закон Корякского автономного округа от ............. № ..... "Об.................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" N....(........) от.................) следующие изменения:
.........; (абзац второй)
.........; (абзац третий)
.........; (абзац четвертый)
......... (абзац пятый)
или
Статья 1
Признать утратившим силу:
1).......; (пункт 1)
2).......; (пункт 2)
3).......; (пункт 3)
4).......; (пункт 4)
5).......; (пункт 5)
6)........ (пункт 6)
или
Статья 1
Признать утратившим силу:
.........; (абзац второй)
.........; (абзац третий)
(абзац четвертый)
3.1.2.11. Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц законопроекта должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.
Недопустимо изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей законодательного акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц законодательного акта.
Недопустимо изменять нумерацию частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей законодательного акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц статьи законодательного акта.
Если дополнения вносятся в конец законодательного акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию частей, разделов, глав, статей (например, последней была глава 5 - дополнить главой 6; последней была статья 7 - дополнить статьей 8).
Если дополнения вносятся в конец структурной единицы статьи, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в статье последней частью была часть 3 - дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 - дополнить пунктом 4 и т.д.).
Если законодательный акт дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначить дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, глава 5(1), статья 7(2), часть 2(1), пункт 3, подпункт "б(1)").
Пример:
Статья 2
Внести в Закон Корякского автономного округа от ............. № ..... "Об.................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" N....(........) от.................) следующие изменения:
1) дополнить статьей 15(1) следующего содержания:
"Статья 15(1)...........
1.......................
2.......................";
2)в статье 16:
часть 2 дополнить пунктом 2(1) следующего содержания:
"2(1)...................;";
пункт 3 части 4 дополнить подпунктом "б(2)" следующего содержания:
"б(2)...................;".
3.1.2.12. В статьях о вступлении в силу законопроектов должно употребляться понятие "вступление в силу".
Статья о порядке вступления в силу вводится в законопроектах в случае, если необходимо установить особый порядок вступления в силу данного законодательного акта.
Примеры:
Настоящий закон вступает в силу по истечению 30 дней со дня его официального опубликования.
или
Настоящий Закон вступает в силу с 1 января 2005 года.
или
Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
3.1.2.13. Целесообразно избегать включение в законопроект примечаний к статьям, главам, разделам, частям или законопроекту в целом. Такого рода положения необходимо формулировать в качестве самостоятельных статей или включать непосредственно в текст той структурной единицы, к которой они относятся.
3.1.2.14. Законопроекты могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.
Если к законопроекту имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака N. При ссылках на приложения в тексте законопроекта знак № также не указывается.
Пример:
согласно приложению 4 к Закону Корякского автономного округа
Юридическая сила приложений и законодательного акта, к которому они относятся, одинакова.
Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста законопроекта без указания на регистрационный номер и дату подписания законодательного акта. Примеры:
Приложение
к Закону Корякского автономного
округа "О.........."
или
Приложение 2
к Закону Корякского автономного
округа "О.........."
Наименование приложения располагается по центру страницы.
3.1.3. Порядок употребления ссылок
3.1.3.1. Ссылки в статьях на другие статьи, а также на ранее принятые законодательные акты применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений.
Ссылки можно делать только на вступившие в силу (введенные в действие) законодательные акты. Ссылки на утратившие силу законодательные акты и законопроекты недопустимы.
3.1.3.2. При необходимости сделать ссылку в законопроекте на законодательный акт указываются его следующие реквизиты в следующей последовательности: вид законодательного акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование законодательного акта.
Примеры:
регулируются Законом Корякского автономного округа от 10 октября 1995 года № 52-03 "О................."
или
в соответствии с Постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 20 августа 1993 года № 5664-1 "О введении в действие Закона Российской Федерации "О...................."
При отсутствии номера законодательного акта указываются его вид, дата подписания и наименование законодательного акта. Пример: в соответствии с Законом РСФСР от 8 июля 1981 года "О судоустройстве РСФСР"
Вид конкретного законодательного акта указывается с прописной буквы.
3.1.3.3. При неоднократных ссылках на один и тот же законодательный акт при первом его упоминании применяется следующая форма:
Пример:
в соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года № 95-ФЗ "О политических партиях" (далее - Федеральный закон "О политических партиях")
3.1.3.4. При ссылке на законодательный акт, который полностью был изложен в новой редакции, указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид законодательного акта и его наименование, а в скобках указываются вид законодательного акта, дата подписания и регистрационный номер законодательного акта, полностью изложившего данный законодательный акт в новой редакции.
Пример:
в соответствии с Законом Российской Федерации "О недрах" (в редакции Федерального закона от 3 марта 1995 года № 27-ФЗ)
3.1.3.5. Ссылки на Конституцию Российской Федерации оформляются
следующим образом:
Пример:
в соответствии с частью 1 статьи 5 Конституции Российской Федерации
3.1.3.6. При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.
Примеры:
регулируются Уголовным кодексом Российской Федерации
в порядке, установленном Таможенным кодексом Российской Федерации
в соответствии с частью второй Гражданского кодекса Российской Федерации
3.1.3.7. При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящего из нескольких частей, номер части кодекса не указывается.
Пример:
регулируются статьей 321 Налогового кодекса Российской Федерации
в порядке, установленном статьей 20 Налогового кодекса Российской Федерации
в соответствии со статьей 924 Гражданского кодекса Российской Федерации
3.1.3.8. При необходимости дать ссылку не на весь законодательный акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с............, наименьшей).
Пример:
регулируются пунктом 4 части 2 статьи 10 Федерального закона от ........ № ..... ".................."
3.1.3.9. Обозначения разделов, глав, статей, частей, пунктов печатаются цифрами, обозначения подпунктов печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках.
Примеры:
подпункт "а(2)" пункта 2 части 1 статьи 5
подпункт "в" пункта 1 части 2 статьи 5
глава 5
разделы III и IV
3.1.3.10. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами.
Примеры:
абзац второй части 1 статьи 1
в соответствии с абзацем первым части 1 статьи 1
При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится. Пример: Статья 33. Сертификация
1........: (абзац первый части 1)
.........; (абзац второй части 1)
.........; (абзац третий части 1)
......... (абзац четвертый части 1)
2........ (часть2)
3.1.3.11. Ссылки на структурные единицы одного и того же законодательного акта оформляются следующим образом:
Примеры:
содержащиеся в главе 3 настоящего закона
в связи с положениями настоящей главы
в соответствии с частью 3(2) статьи 5 настоящего закона
в соответствии с пунктом 1 части 1 настоящей статьи
в соответствии с пунктом 2(1) части 4 статьи 5 настоящего закона
в соответствии с подпунктом "а(1)" пункта 2 части 3 статьи 5 настоящего закона
регулируется подпунктом "б" пункта 2 части 3 статьи 5 настоящего закона
содержащиеся в параграфе 2 настоящей главы
3.1.3.12. Ссылки в законодательных актах могут даваться на законодательные акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на конкретные нормативные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются.
В тексте законопроекта недопустимы ссылки на нормативные предписания других законодательных актов, которые, в свою очередь, являются отсылочными.
3.1.4. Порядок указания официальных источников опубликования
3.1.4.1. Источниками официального опубликования законов РСФСР, постановлений Съезда народных депутатов РСФСР, постановлений Верховного Совета РСФСР, указов и постановлений Президиума Верховного Совета РСФСР являлись Ведомости Верховного Совета РСФСР, Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР и газета "Советская Россия".
Источниками официального опубликования законов Российской Федерации, постановлений Съезда народных депутатов Российской Федерации, постановлений Верховного Совета Российской Федерации и постановлений Президиума Верховного Совета Российской Федерации являлись Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации и "Российская газета".
Источниками официального опубликования федеральных конституционных законов и федеральных законов являются Собрание законодательства Российской Федерации, "Парламентская газета" и "Российская газета".
Источником опубликования законов Корякского автономного округа является газета Корякского автономного округа "Народовластие",
3.1.4.2. Если в законодательный акт вносятся изменения или законодательный акт признается утратившим силу, то обязательно указывается источник его официального опубликования.
При опубликовании текста законодательного акта, имеющего большой объем, в нескольких номерах газеты "Народовластие" в качестве официального источника опубликования указываются даты всех номеров газет, в которых был опубликован текст законодательного акта.
3.1.4.3. При внесении изменения в наименование законодательного акта указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт.
3.1.4.4. При внесении изменений в законодательный акт, разделенный на части, указывается следующий перечень источников официального опубликования:
1) при дополнении новой частью, внесении изменений в наименование части законодательного акта и изложении части в новой редакции указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт;
2) при дополнении новым разделом, внесении изменений в наименование раздела и изложении раздела в новой редакции указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования части в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в часть;
3) при дополнении новой главой, внесении изменений в наименование главы и изложении главы в новой редакции указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования части в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования раздела в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в раздел;
4) при дополнении новой статьей указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования части в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования раздела в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования главы в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в главу.
3.1.4.5. При внесении изменений в законодательный акт, разделенный на разделы, указывается следующий перечень источников официального опубликования:
1) при дополнении новым разделом, внесении изменений в наименование раздела и изложении раздела в новой редакции указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт;
2) при дополнении новой главой, внесении изменений в наименование главы и изложении главы в новой редакции указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования раздела в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех" последующих изменений, внесенных в раздел;
3) при дополнении новой статьей указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования раздела в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования главы в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в главу.
3.1.4.6. При внесении изменений в законодательный акт, разделенный на главы, указывается следующий перечень источников официального опубликования:
1) при дополнении новой главой, внесении изменений в наименование главы и изложении главы в новой редакции указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт;
2) при дополнении новой статьей указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования главы в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в главу.
3.1.4.7. При дополнении новой статьей законодательного акта, разделенного только на статьи, указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт.
3.1.4.8. Независимо от наличия в законодательном акте таких структурных единиц, как части, разделы, главы, при внесении изменения в статью и (или) в ее наименование, в том числе в случае изложения статьи и (или) ее наименования в новой редакции, указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в данную статью и (или) ее наименование.
3.1.4.9. Если в законодательный акт вносится несколько изменений одновременно в разные структурные единицы данного акта, то перечень источников официального опубликования составляется путем поглощения более широким перечнем меньшего перечня.
3.1.4.10. При внесении изменений в законодательный акт, признанный утратившим силу с даты, которая еще не наступила, наряду со всеми установленными источниками опубликования указывается также официальный источник опубликования законодательного акта, признавшего данный законодательный акт утратившим силу.
3.1.4.11. При приостановлении действия законодательного акта указываются следующие источники официального опубликования:
1) при приостановлении действия законодательного акта полностью, а также в неотделимой части (не выделенной в самостоятельную структурную единицу) указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт;
2) при приостановлении действия структурной единицы законодательного акта или его структурной единицы в неотделимой части (не выделенной в самостоятельную меньшую структурную единицу) указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в приостанавливаемую структурную единицу законодательного акта.
3.1.4.12. При признании законодательного акта утратившим силу указываются следующие источники официального опубликования:
1) при признании утратившим силу законодательного акта или его структурных единиц указывается источник их официального опубликования;
2) при признании утратившим силу законодательного акта в неотделимой части (не выделенной в самостоятельную структурную единицу) указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в законодательный акт;
3) при признании утратившим силу не всего законодательного акта, а его структурной единицы в неотделимой части (не выделенной в самостоятельную меньшую структурную единицу) указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источник официального опубликования признаваемой утратившей силу в неотделимой части структурной единицы законодательного акта в новой редакции (если она была);
- источники официального опубликования всех последующих изменений, внесенных в данную структурную единицу;
4) при признании утратившей силу структурной единицы законодательного акта, которая в первоначальной редакции законодательного акта отсутствовала, но была дополнена позднее (при внесении в него изменений), в перечне источников официального опубликования законодательного акта в обязательном порядке указываются:
- источник официального опубликования законодательного акта;
- источник официального опубликования законодательного акта, которым данная структурная единица была дополнена.
3.1.5. Внесение изменений в законодательные акты
3.1.5.1. Для приведения законодательных актов в соответствие с вновь принятым федеральным конституционным законом или федеральным законом, устранения множественности правовых норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении законодательства в соответствие с вновь принимаемым законодательным актом путем внесения изменений в законодательные акты.
3.1.5.2. Внесением изменений считается:
замена слов, цифр;
исключение слов, цифр, предложений;
исключение структурных единиц не вступившего в силу законодательного акта;
новая редакция структурной единицы законодательного акта;
дополнение структурной единицы статьи законодательного акта новыми словами, цифрами или предложениями;
дополнение структурными единицами законодательного акта;
приостановление действия законодательного акта или его структурных единиц;
продление действия законодательного акта или его структурных единиц.
3.1.5.3. Одновременно с законопроектами, устанавливающими новое правовое регулирование, на рассмотрение Думы Корякского автономного округа следует вносить самостоятельные законопроекты о законодательных актах или их структурных единицах, подлежащих изменению. Наличие в законопроектах, устанавливающих новое правовое регулирование, статей, содержащих внесение изменений в законодательные акты или их структурные единицы, не допускается.
Внесение изменений в законодательные акты оформляется самостоятельным законодательным актом, в котором, в свою очередь, изменения, вносимые в каждый законодательный акт, оформляются самостоятельными статьями.
Пример:
О внесении изменений в статью 5 Закона Корякского автономного
округа "....................................."
Статья 1
Внести в статью 5 Закона Корякского автономного округа от .............. № ..... "Об.................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" N....(........) от.................) следующие изменения:
О.......................;
2) - ....................
3.1.5.4. При одновременном внесении в законодательный акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного законодательного акта положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной статье. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно (постатейно).
Пример:
Статья 1
Внести в Закон Корякского автономного округа от ............. № ..... "Об.................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" N....(........) от.................) следующие изменения:
1) в статье 1 слова ".........." заменить словами "..........";
2) часть 1 статьи 2 дополнить словами "..........";
3) в пункте 2 части 2 статьи 3 слова "........." исключить;
4) статью 4 признать утратившей силу;
5) часть 1 статьи 5 изложить в следующей редакции:
"1. .......................";
6) в статье 6 слова "........." заменить словами "..........".
3.1.5.5. При внесении изменений в законодательный акт обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер (если он есть), наименование, а также соответствующие источники его официального опубликования.
Пример:
Внести в Закон Корякского автономного округа от 17 декабря 2001 года № 173-03 "О .........................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ...(.......) от .............) следующие изменения:
3.1.5.6. Если подлежащий изменению законодательный акт был изложен полностью в новой редакции, то указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид законодательного акта, дата подписания законодательного акта, его регистрационный номер (если он есть), наименование, а в круглых скобках указываются вид законодательного акта, дата подписания и регистрационный номер законодательного акта, полностью изложившего данный акт в новой редакции.
Пример:
Внести в Закон Корякского автономного округа от 8 мая 1994 года № 3-03 "О ...................." (в редакции Закона Корякского автономного округа от 5 июля 1999 года № 133-03) (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ...(.......) от .........) следующие изменения:
3.1.5.7. Независимо от конкретного содержания законопроекта, т.е. независимо от того, имеются ли в тексте законопроекта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц не вступившего в силу законодательного акта, новая редакция структурной единицы законодательного акта, дополнение структурной единицы статьи законодательного акта новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение структурных единиц в законодательный акт, наименование законодательного акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе и оформляется следующим образом:
Примеры:
О внесении изменения в Закон Корякского автономного округа "........"
или
О внесении изменений в Закон Корякского автономного округа "........"
Или
О внесении изменений в некоторые законодательные акты
Корякского автономного округа в связи с принятием Закона
Корякского автономного округа "........"
То же правило действует в отношении абзаца первого каждой статьи, если статья содержит два или более изменения:
Пример:
Статья 1
Внести в Закон Корякского автономного округа от ......... № ... ".............."(газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ...(........) от ...........) следующие изменения:
1) статью 1 изложить в следующей редакции:
".........";
2) часть 1 статьи 2 дополнить предложением следующего содержания: "..........";
3) в части 2 статьи 5 слова "..................." исключить.
3.1.5.8. При внесении изменений в одну или две (не более) статьи законодательного акта наименование законопроекта целесообразно конкретизировать.
Примеры:
О внесении изменений в статьи 5 и 10 Закона
Корякского автономного округа "О ................"
или
О внесении изменений в статью 5 Закона Корякского
автономного округа ".................." и статью 14
Закона Корякского автономного округа "................."
3.1.5.9. Изменения всегда вносятся только в основной законодательный акт. Вносить изменения в основной законодательный акт путем внесения изменений в изменяющий его законодательный акт недопустимо.
3.1.5.10. Внесение в основной законодательный акт правовых норм временного характера не допускается.
При необходимости установить временное (отличающееся от общеустановленного) правовое регулирование по определенным вопросам принимается самостоятельный законодательный акт.
3.1.5.11. При внесении изменений в законодательные акты соответствующий текст заключается в кавычки.
3.1.5.12. Вносимые в законодательный акт изменения должны излагаться последовательно (постатейно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
3.1.5.13. При дополнении законодательного акта статьей, главой, разделом, находящимися на стыке соответственно глав, разделов, частей, указывается точное месторасположение дополняемых статьи, главы, раздела со ссылкой на соответствующую главу, раздел, часть законодательного акта.
Пример: (в главе 1 имеется 14 статей)
Главу 1 Закона Корякского автономного округа от .............№ ... "О ..............................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (.............) от ..........) дополнить статьей 14(1) следующего содержания:
3.1.5.14. Внесение изменений в обобщенной форме в законодательный акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается.
По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы законодательного акта, которая изменяется.
Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в одну статью законодательного акта или ее структурную единицу. Если в эту статью или ее структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:
Примеры:
В статье 10 Закона Корякского автономного округа от ............ № ..."О ................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (................) от ............) после слов ".............." дополнить словами "................."
или
В статье 10 Закона Корякского автономного округа от ............ № ..."О ................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (................) от ............) слова ".............." заменить словами "................."
3.1.5.15. Если в статье законодательного акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:
Примеры:
В статье 10 Закона Корякского автономного округа от ........... № ... "О ............." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (............) от ...........) слова "...........(слова указываются в именительном падеже единственного числа)............." в соответствующих числе и падеже заменить словами "..............(слова указываются в именительном падеже единственного числа).............." в соответствующих числе и падеже.
или
В статье 10 Закона Корякского автономного округа от ............. № ... "О ..............................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (.......................) от ............) слова ".............(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)............" в соответствующем падеже заменить словами ".............(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)................." в соответствующем падеже.
3.1.5.16. При внесении изменения в законодательный акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в законодательный акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.
Примеры:
Часть 1 статьи 7 Закона Корякского автономного округа от ......... № ... "О ................" (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (............) от ..............) дополнить предложением следующего содержания: "....................."
или
в подпункте "в" пункта 2 части 1 статьи 7 слова ".............." заменить словами "....................."
3.1.5.17. При внесении дополнений в статью, часть статьи, пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Пример:
Статью 1 после слов "..........." дополнить словами "............."
3.1.5.18. В случае, если дополняется словами структурная единица статьи законодательного акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
Пример:
пункт 1 статьи 1 дополнить словами "..................."
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после слов внесенного дополнения.
3.1.5.19. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы статьи законодательного акта оформляется следующим образом:
Пример:
Статья 1
Внести в Закон Корякского автономного округа от .............. № ... "О " (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № (.............) от следующие изменения:
1) в статье 2:
в части 1 слова ".........." заменить словами "...............";
часть 2 после слов ".............." дополнить словами "..............";
часть 3 дополнить пунктом 7 следующего содержания:
"7) .................................";
часть 4 дополнить предложением следующего содержания: "..............";
2) второе предложение пункта 2 части 2 статьи 3 исключить;
3) статью 4 изложить в следующей редакции:
"Статья 4 .............................".
3.1.5.20. При дополнении статьи законодательного акта частями, пунктами или подпунктами, которые необходимо расположить соответственно в конце статьи, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых частей, пунктов или подпунктов.
Примеры:
статью 2 дополнить частью 3 следующего содержания:
N
"3 ................";
часть 5 статьи 6 дополнить пунктом 4 следующего содержания:
"4 ................"
пункт 3 части 3 статьи 7 дополнить подпунктом 5 следующего содержания:
"5 ................"
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции законодательного акта (без оговорки в тексте законопроекта).
3.1.5.21. В целях сохранения структуры статьи:
1) дополнение абзацами может производиться в конец соответствующей структурной единицы;
2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы статьи законодательного акта, к которой относится абзац;
3) при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.1.5.22. Новая редакция законодательного акта в целом, как правило, не допускается.
Законодатель принимает новый законодательный акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего законодательного акта в случаях если:
необходимо внести в законодательный акт изменения, требующие переработки законодательного акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
необходимо внести в законодательный акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
сохраняют значение только отдельные структурные единицы законодательного акта, причем частично;
необходимо внести изменения в законодательный акт, признанный утратившим силу в неотделимой части.
3.1.5.22. Структурная единица законодательного акта излагается в новой редакции в случаях если:
необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы законодательного акта.
3.1.5.23. Изложение структурной единицы законодательного акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.
3.1.5.24. При необходимости изложить одну структурную единицу законодательного акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Пример:
Внести в статью 16 Закона Корякского автономного округа от ............. № .... "О ......................" (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (..............) от ...........) изменение, изложив ее в следующей редакции:
"Статья 16 .....................
................................".
В данном случае наименование законодательного акта должно быть следующим:
О внесении изменения в статью 16 Закона Корякского
автономного округа "О ...................."
3.1.5.25. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего законодательного акта, а не является приложением к нему.
3.1.5.26. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляются термин "цифры", а не "числа".
Пример:
Цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126"
3.1.5.27. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".
Пример:
слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз"
3.1.5.28. Если в законопроекте одновременно со статьями о внесении изменений в законодательные акты содержится статья с перечнем законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, то наличие такой статьи обязательно должно быть отражено в наименовании законопроекта.
Пример:
О внесении изменений в Закон Корякского автономного округа
"...................." и другие законодательные акты, а также
признании утратившими силу некоторых законодательных актов
Корякского автономного округа
3.1.6. Перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу
3.1.6.1. Для приведения законодательных актов в соответствие с вновь принятым законом, устранения множественности норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении законодательства в соответствие с вновь принимаемым законодательным актом путем признания законодательных актов (их структурных единиц) утратившими силу.
3.1.6.2. В перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются:
1) законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу полностью.
При этом отдельными позициями указывается как сам законодательный акт, так и все законодательные акты, которыми в текст основного законодательного акта ранее вносились изменения.
Пример:
Закон Корякского автономного округа от ............. № ... "О .........." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (..........) от ............)
2) законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу частично, т.е. если утрачивает силу не весь законодательный акт, а только его отдельные структурные единицы (все нумерованные структурные единицы законодательного акта, в том числе абзацы). При этом отдельными позициями указывается как сама структурная единица законодательного акта, так и все законодательные акты, которыми в текст данной структурной единицы ранее вносились изменения.
Пример:
главу 5 Закона Корякского автономного округа от ............ № ... "О ................." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № .... (..........) от ..............)
3) в исключительных случаях законодательные акты (или их структурные единицы), которые утрачивают силу в неотделимой части (если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельную структурную единицу).
Примеры:
статью 71 Закона от ............ № ... "О ..........." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (.........) от ............) в части сроков
или
статью 71 Закона от ............ № ... "О ..............." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (...........) от .........) в части, касающейся
3.1.6.3. Перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть самостоятельной статьей в законопроекте, устанавливающем новое правовое регулирование, может быть самостоятельной статьей или статьями в законопроекте о внесении изменений в законодательные акты и признании утратившими силу некоторых законодательных актов, а также может быть самостоятельным законопроектом.
Оформление одновременного внесения изменений в законодательный акт и признания утратившими силу структурных единиц этого же законодательного акта производится в соответствии с пунктом 3.1.5.4. настоящей Инструкции.
3.1.6.4. Перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один законодательный акт, противоречащий новому законодательному акту, в связи с которым составляется данный перечень, и не были включены для признания утратившими силу ни один законодательный акт или его часть, сохраняющие свое значение.
При включении каждого законодательного акта в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, должны быть указаны вид законодательного акта, дата его подписания, регистрационный номер (если он есть), наименование законодательного акта, а также источник его официального опубликования.
3.1.6.5. Признание утратившими силу законодательных актов без признания утратившими силу в виде отдельных позиций всех законодательных актов (их структурных единиц), которыми в разное время в основной законодательный акт вносились изменения, не допускается.
3.1.6.6. Каждый законодательный акт включается в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельной позиции. Законодательные акты, содержащиеся в таком перечне, могут иметь порядковую нумерацию (в таком случае они считаются пунктами и нумеруются арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой).
3.1.6.7. При признании утратившим силу всего законодательного акта, наименование которого было изменено, в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, данный законодательный акт включается с его первоначальным наименованием и указанием источника его официального опубликования. Законодательный акт, изменивший наименование первого законодательного акта, включается в перечень в виде отдельной позиции с указанием своего источника официального опубликования.
При признании утратившей силу структурной единицы законодательного акта, наименование которого было изменено, в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, законодательный акт включается с измененным наименованием и с указанием первоначального источника официального опубликования, а также источника официального опубликования законодательного акта, изменившего его наименование.
При признании утратившей силу неотделимой части законодательного акта, наименование которого было изменено, в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, законодательный акт включается с измененным наименованием и указанием первоначального источника официального опубликования, а также источника официального опубликования законодательного акта, изменившего его наименование.
3.1.6.8. При признании утратившей силу структурной единицы законодательного акта, которой не было в его первоначальной редакции (которая была дополнена позднее), в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельных позиций включаются:
данная структурная единица с указанием первоначального источника официального опубликования и источника официального опубликования законодательного акта, которым данная структурная единица была дополнена;
структурная единица законодательного акта, которым утрачивающая силу структурная единица была дополнена, с указанием официального источника его опубликования.
3.1.6.9. Законодательные акты в перечне законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их подписания). В пределах одной и той же даты подписания законодательные акты располагаются в соответствии с их регистрационными номерами в возрастающем порядке.
3.1.6.10. При необходимости установить в одном перечне законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, разные даты, с которых законодательные акты признаются утратившими силу, перечень подразделяется на структурные единицы, формируемые в соответствии с соответствующей датой (сроком) утраты силы.
3.1.6.11. Если в законодательном акте осталась одна статья или структурная единица после того, как остальные утратили силу, и она подлежит признанию утратившей силу, то необходимо признавать утратившим силу весь законодательный акт полностью, а не одну только эту статью или структурную единицу.
3.1.6.12. Если в законодательном акте имеются статьи, которыми признавались утратившими силу ранее изданные законодательные акты, то при необходимости признать утратившим силу данный законодательный акт, он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких статей.
3.1.6.13. В перечни законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только законодательные акты, которые действовали до принятия нового законодательного акта, но также законодательные акты по данному вопросу, которые ранее фактически утратили силу (т.е. являются "ФУСами") либо поглощены последующими законодательными актами, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.
3.1.6.14. В перечни законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, не включаются законодательные акты (нормы) временного характера, срок действия которых истек. Законодательные акты (нормы) временного характера в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только в том случае, если срок их действия не истек.
Если действие законодательного акта временного характера или его структурной единицы было продлено на неопределенный срок, то в перечень включается как основной законодательный акт, так и продляющий его законодательный акт.
3.1.6.15. Если подлежащий признанию утратившим силу пункт или подлежащая признанию утратившей силу статья содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается только этот пункт или эта статья, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу.
3.1.6.16. Если в пункте или статье законодательного акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается этот пункт или эта статья только в части, относящейся к приложению.
3.1.6.17. Если приложение не может быть признано полностью утратившим силу, то в перечень законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только структурные единицы приложения.
Пример:
Признать утратившим силу пункт 2 приложения, утвержденного Законом Корякского автономного округа от ............. № ... "Об .............." (газета Корякского автономного округа "Народовластие" № ... (.........) от ...............)
3.1.6.18. Если законодательный акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, применяется термин "отменить".
3.2. Подготовка и оформление проектов актов губернатора округа
3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) губернатора округа производятся структурными подразделениями администрации округа в соответствии с порядком, устанавливаемым настоящей инструкцией.
3.2.2. Проекты актов губернатора округа вносятся с сопроводительным письмом, за подписью руководителя структурного подразделения администрации округа, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
3.2.3. Проекты актов губернатора округа в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
3.2.4. Проекты актов губернатора округа и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Согласование проектов актов (постановлений и распоряжений) губернатора округа оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект акта губернатора округа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
3.2.5. Проекты актов губернатора округа визируются руководителями структурных подразделений администрации округа или лицами, исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, вице-губернатором, курирующим работу структурного подразделения, руководителем аппарата администрации округа, начальником правового управления администрации, а также руководителями других заинтересованных структурных подразделений администрации округа.
3.2.6. Проекты актов губернатора округа печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14.
Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.7. Проекты постановлений губернатора округа и распоряжений губернатора округа имеют следующие реквизиты: герб Корякского автономного округа, наименование вида акта (постановление губернатора Корякского автономного округа или распоряжение губернатора Корякского автономного округа), дату подписания, индекс (номер), место издания, заголовок, текст и подпись.
Дата постановления (распоряжения) отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№ " и порядкового номера документа.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
Место издания (п.г.т. Палана) - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом. На распоряжениях место издания не печатается.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В отдельных распоряжениях заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлении завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Преамбула в распоряжении может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Части в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Части могут разделяться на пункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой; пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов постановлений (распоряжений) по кадровым вопросам и вопросам награждения (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Корякского автономного округа", инициалов имени и фамилии Губернатора.
Слова "губернатор" и "Корякского автономного округа" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Корякского автономного округа", а слово "губернатор" центрируется относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия губернатора печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений губернатора округа оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются должностным лицом, внесшим проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение губернатора. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к Постановлению губернатора
Корякского автономного округа
№ ... от ......... г.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением губернатора
Корякского автономного округа
№ ... от ......... г.
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: план - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) губернатора округа. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Постановление, распоряжение
4.1.1. Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы в соответствии с Законом Корякского автономного округа от 29 апреля 2004 года № 287-оз "О правовых актах Корякского автономного округа".
Проекты постановлений (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений губернатора округа, вице-губернаторов, либо в инициативном порядке. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
Постановления (распоряжения) подписываются губернатором округа или по его поручению вице-губернатором, исполняющим обязанности губернатора округа на период его отсутствия.
Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений (распоряжений) и их согласование возлагается на руководителей подразделений, которые вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов постановлений (распоряжений) является обязанностью секретариата.
4.1.2. Проекты постановлений (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем аппарата администрации округа и начальником правового управления.
Возражения по проекту постановления (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект постановления вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты постановлений (распоряжений), представляемые губернатору округа на подпись, визируются вице-губернаторами в соответствии с распределением обязанностей.
4.1.3. Проекты постановлений (распоряжений) докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути постановления (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.
Постановления (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; постановления по основной деятельности, по кадровым вопросам и распоряжения нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии постановлений (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью секретариата и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю, в секретариат и в отдел организационно-инструкторской, контрольной работы и по связям с муниципальными образованиями.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливается правовой статус государственных органов, иных органов и организаций, структурных подразделений администрации округа.
В правилах устанавливаются устойчивые нормы деятельности граждан, должностных лиц, юридических лиц.
В инструкции излагается механизм осуществления какой-либо деятельности или его применения.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации округа.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 5 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью секретариата.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью секретариата.
4.3.6. Протоколы печатаются на общем бланке администрации формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "П р о т о к о л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
4.4. Акт
4.4.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
4.4.2. Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается правовым актом губернатора округа.
4.4.3. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
4.4.4. Акт оформляется на общем бланке администрации округа или на специальном бланке акта с унифицированным текстом - (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: наименование администрации округа, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, места составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словами "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
4.4.5. При составлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются должностным лицом, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
4.5. Докладная записка
4.5.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководителя об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуются принятие решения вышестоящим руководством.
4.5.2. Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
4.5.3. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется губернатору округа или вице-губернаторам.
4.6. Служебная записка
Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу через непосредственного руководителя.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснование (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения.
4.7. Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем.
4.8. Справка
4.8.1. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
4.8.2. Справки, отражающие основную деятельность, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке администрации округа, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.
4.8.3. Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Справки такого рода носят отчетный характер.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
4.8.4. Внешние справки подписываются губернатором округа или вице-губернаторами. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем и руководителем финансового органа и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем.
4.8.5. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и руководителем финансового органа или руководителем и руководителем кадрового органа - и заверяются печатью. Для таких справок используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.
4.9. Сводка
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае, их систематизации, логической переработки, обобщения.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.
Сводка подписывается руководителем структурного подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию - губернатором округа или вице-губернаторами.
4.10. Заключение, отзыв
4.10.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы по какому-либо документу или вопросу.
Заключение составляется на проекты положений, постановлений, инструкций, по результатам анализа представленных данных и др.
4.10.2. Заключение может быть оформлено на общем бланке администрации округа (если оно подписывается губернатором округа, вице-губернаторами или руководителями структурных подразделений) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом или группой специалистов).
Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Если заключение составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
При направлении заключения, составленного не на бланке администрации округа, в другое учреждение, составляется сопроводительное письмо.
4.10.3. Близким к заключению документом по назначению и по оформлению является отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
4.11. Перечень и список
4.11.1. Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Оформляются перечни на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указываются наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
4.11.2. Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.
Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.
Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документами, визируется составителем.
4.12. Служебные письма
4.12.1. Общие правила оформления служебных писем
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма формата А4 и подписывается губернатором округа, вице-губернатором или руководителем структурного подразделения в соответствии с предоставленной ему компетенцией;
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;
- независимо от содержания, письмо должно излагаться официально - деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Для ведения переписки используются бланки писем администрации округа, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование администрации округа, справочные данные об администрации округа, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.
Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и др.).
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем ...) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю ...). Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение администрации округа, несмотря на то что подписывается одним лицом. Тем не менее, существует разновидности писем и ситуации, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах.
Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение - формулу уважительного обращения к адресату.
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Иннокентий Николаевич!
Уважаемые господа!
В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости: "С уважением,", после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.
Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту:
О нарушении договорных обязательств
Об оказании помощи
Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ:
На № ________ от ________________.
Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме в этом случае адресат указывается обобщенно.
Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения - автора, при необходимости - с руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также с вице-губернатором, курирующим направление, если письмо подписывается губернатором округа. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в деле администрации округа.
Письма подписываются губернатором округа, вице-губернаторами в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им представлено право подписи.
Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а так же в тех случаях, когда письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п.
4.12.2. Разновидности служебных писем
4.12.2.1. Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам ..." (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам ..." (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам ..." (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
"В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ..." "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ..." "В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам ..."
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
4.12.2.2. Письмо-просьба
Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых администрации округа. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера. Просьба излагается с помощью глагола "просить": "просим Вас провести...", "просим Вас предоставить...", "просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".
4.12.2.3. Письмо-запрос
Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письмо-запрос требует письма-ответа.
4.12.2.4. Письмо-ответ
Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от ____________ № ____ ..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...".
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
4.12.2.5. Письмо-сообщение
Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также Письмо-ответ).
Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что...
Доводим до Вашего сведения, что...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о...
4.12.2.6. Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)".
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
4.12.2.7. Информационное письмо
Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
4.12.2.8. Гарантийное письмо
Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: губернатором округа (вице-губернаторами в соответствии с их компетенцией) и руководителем финансового органа. Гарантийные письма также удостоверяются гербовой печатью.
4.12.2.9.Письмо-извещение
Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.д.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения вице-губернатор или руководитель структурного подразделения, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
4.12.2.10. Письмо-приглашение
Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения и отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.д.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: "Уважаемый...!".
4.12.2.11. Письмо-предложение
Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
4.12.2.12. Письмо-напоминание
Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обязательства, в связи с которым организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
Напоминаем Вам...
Вторично напоминаем Вам...
Обращаем Ваше внимание на то, что...
Ставим Вас в известность, что...
Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнил взятые на себя обязательства, например: "В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т.п.
4.12.2.13. Письмо-требование
Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства...
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...
Требуем незамедлительно выполнить... и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции... и т.п.
4.12.2.14. Письмо-благодарность
Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в...
Выражаем Вам свою благодарность за...
Позвольте Вас поблагодарить за...
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за... и т.п.
4.12.2.15. Письмо-поздравление
Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагается наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с...
Искренне поздравляем Вас с...
Примите наши искренние поздравления в связи с...
Сердечно поздравляем Вас с... и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
V. Правила оформления документов
5.1. Бланки документов
5.1.1. Документы администрации округа оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения 1 - 4).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
5.1.2. В администрации округа применяются следующие бланки:
бланки губернатора Корякского автономного округа;
бланки администрации Корякского автономного округа;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
5.1.3. Бланки с воспроизведением Герба Корякского автономного округа изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации округа.
5.1.4. Бланки документов подлежат учету. Разрешается изготовление бланков без изображения Герба Корякского автономного округа на компьютерных принтерах и копировально - множительных аппаратах.
5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) губернатора округа.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники администрации округа обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
5.2.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2005 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2005).
5.2.3. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются губернатором округа или, по его поручению, вице-губернатором.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются губернатором округа, вице-губернаторами или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство здравоохранения и социального
развития Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ФГУП "КорАП"
А.В.Дядечкину
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
И.П.Данилову
ул.Гиля, д. 5, кв. 52,
п.г.т. Палана,
Камчатская обл., 688000
5.2.5. Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам администрации округа, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
Личная подпись .... И.В.Абрамова
28.05.2005
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Управляющий отделением
пенсионного фонда РФ по КАО
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.05.2005
СОГЛАСОВАНО
Письмо Федерального агентства водных
ресурсов от 30.05.2005 № 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
- с должностными лицами администрации округа;
- с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями.
5.2.6. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Корякского автономного округа
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.05.2005
5.2.7. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция располагается под адресатом документа на свободном месте.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указаний регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
5.2.8. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:
Иванов Иван Иванович
3-21-96
или
Иванов
3-21-96.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.2.9. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
5.2.10. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении располагается под подписью документа на свободном месте.
VI. Организация документооборота и исполнения документов
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в администрации округа с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации, регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в администрацию округа осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в администрацию округа доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в администрацию округа на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками секретариата.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
6.3.2. Документы, адресованные губернатору округа, вице-губернаторам, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в секретариате, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные губернатором округа, вице-губернаторами документы возвращаются в секретариат, где в регистрационно - контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.4.1. Документы, отправляемые администрацией округа, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретариатом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
Документы для отправки передаются полностью оформленными зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя секретариата.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются с учетом функционирующих технических и программных средств.
6.4.3. Телеграммы, составляемые в администрации округа, принимаются сотрудниками секретариата завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются на согласование в правовое управление (для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству) и руководителю аппарата администрации, а затем в секретариат, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись губернатору округа или вице-губернаторам в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.5.3. Копии подписанных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретариат. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации округа, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы; подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются секретариатом и представляются руководителю аппарата администрации округа.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально -множительном и машинописном бюро.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 5). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители структурных подразделений администрации округа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) губернатором округа, вице-губернаторами или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется администрацией округа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Корякского автономного округа о статусе депутата.
6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в администрацию округа должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном действующим федеральным законодательством о государственной тайне.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.
6.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется секретариатом в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
6.9.5. В структурных подразделениях администрации округа по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
6.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
VII. Регистрация документов
7.1. Основой построения поисковой системы документов является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
7.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения губернатора округа по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.5. Документы регистрируются в журналах или книгах регистрации.
7.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, индекса дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении 6.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
VIII. Контроль исполнения документов
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает отдел организационно-инструкторской, контрольной работы и по взаимодействию с муниципальными образованиями, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения, за исключением письменных обращений граждан, контроль за исполнением которых осуществляет секретариат.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Порядком организации рассмотрения обращений граждан в администрации Корякского автономного округа, утверждаемым постановлением губернатора округа.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации округа.
8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (постановления и распоряжения губернатора округа, поручения (письменные и устные) губернатора округа, решения коллегиальных органов и др.).
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Думы Корякского автономного округа - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по обращениям граждан, поступившим в администрацию округа и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует секретариат и отдел организационно-инструкторской, контрольной работы и по взаимодействию с муниципальными образованиями для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только автор документа или вышестоящее должностное лицо.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
8.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет губернатор округа, вице-губернаторы, руководитель аппарата администрации округа или по их поручению отдел организационно-инструкторской, контрольной работы и по взаимодействию с муниципальными образованиями, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.1.13. Отдел организационно-инструкторской, контрольной работы и по взаимодействию с муниципальными образованиями на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (приложение 7), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации округа, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования губернатора округа в установленные им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно губернатором округа или, по его поручению, руководителем аппарата администрации округа. Должностное лицо, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
8.2.3. Секретариат и отдел организационно-инструкторской, контрольной работы и по взаимодействию с муниципальными образованиями делают соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
8.2.4. Руководитель отдела организационно-инструкторской, контрольной работы и по взаимодействию с муниципальными образованиями еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования губернатора округа о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа губернатору округа или, по его поручению, руководителю аппарата администрации округа, представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе, дано нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения с приложением проекта доклада представляется губернатору округа за 5 дней до истечения срока, установленного в документе вышестоящего органа.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".
IX. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, а также соответствующими нормативно - методическими документами по архивному делу и делопроизводству администрации округа.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом администрации Корякского автономного округа, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации округа, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В администрации округа составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 8) и сводная номенклатура дел администрации округа (приложение 9).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и секретариатом, подписывается руководителем подразделения и представляется в секретариат.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в секретариат.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется секретариатом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи отдела по делам архивов.
9.1.6. Сводная номенклатура дел администрации округа подписывается руководителем секретариата, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) администрации округа и утверждается губернатором округа, или по его поручению, руководителем аппарата администрации округа.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации округа получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел секретариата. Второй используется в секретариате в качестве рабочего. Третий применяется в отделе по делам архивов.
9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел администрации округа являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации округа.
9.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации округа.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации округа цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 13-02, где 13 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название администрации округа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о заседаниях комиссии по... (планы, списки, протоколы, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с муниципальными образованиями по вопросам реализации Федерального закона от 22.08.2004 № 22-ФЗ".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам местного самоуправления".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Министерством сельского хозяйства по вопросам рыболовства и сохранения водных биологических ресурсов".
При обозначении в заголовках дел муниципальных образований учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких муниципальных образований, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с муниципальными образованиями о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одного муниципального образования (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с администрацией п.Тигиль по вопросам ЖКХ".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
"Ежемесячные отчеты о состоянии исполнительской дисциплины".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно -распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с отделом по делам архивов срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
9.1.13. Если в течение года в администрации округа возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные делами, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в администрации округа, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в секретариат или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется секретариатом.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы комиссий группируются в два дела: протоколы и решения комиссии; документы к заседаниям комиссии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Постановления и распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством Корякского автономного округа по вопросам государственной гражданской службы.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. Дела администрации округа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками секретариата и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела по делам архивов.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 10); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение 11); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 12); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации округа; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование администрации округа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения -записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации округа; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации округа, согласованной с ЭК; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации округа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе по делам архивов чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в отдел по делам архивов дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в отдел по делам архивов.
9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя секретариата. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения губернатора округа или руководителя аппарата администрации округа, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения губернатора округа или руководителя аппарата администрации округа, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
X. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы администрации округа являются собственностью Корякского автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в отдел по делам архивов как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора администрация округа образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу секретариата и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации округа на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации округа создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
10.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается губернатором округа. Положение об ЭК готовится отделом по делам архивов.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации округа непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации округа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.1.11. В администрации округа в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов. По этим описям документы сдаются в архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации округа, которую готовит отдел по делам архивов.
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 13) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем секретариата и утверждается руководителем структурного подразделения.
10.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации округа одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются губернатором округа только после согласования отделом по делам архивов описей дел постоянного хранения; после этого уничтожаются дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации округа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
10.2. Подготовка и передача документов в архив
10.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Приложение 1
к п. 5.1.1. Инструкции
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Приложение 2
к п. 5.1.1. Инструкции
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Приложение 3
к п. 5.1.1. Инструкции
ГУБЕРНАТОР
КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Приложение 4
к п. 5.1.1. Инструкции
АДМИНИСТРАЦИЯ
КОРЯКСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Приложение 5
к п. 6.7.2. Инструкции
СПРАВКА
ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
за ____________ 20 __ г.
(месяц)
------------------T---------------------------------------T---------------¬
¦ Документы ¦ Количество документов ¦ Всего ¦
¦ +---------------------T-----------------+ ¦
¦ ¦ подлинники ¦ тираж ¦ ¦
+-----------------+---------------------+-----------------+---------------+
¦поступающие ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------------+-----------------+---------------+
¦отправляемые ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------------+-----------------+---------------+
¦внутренние ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------------+-----------------+---------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+---------------------+-----------------+----------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 6
к п. 7.7. Инструкции
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
--------------------T--------------------------------------------------------------¬
¦ Реквизиты ¦ Комментарий по заполнению ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Наименование вида ¦Заполняется в соответствии с наименованием вида ¦
¦документа ¦документа. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Автор ¦При регистрации поступающих документов записывается ¦
¦(корреспондент) ¦наименование организации, структурного подразделения ¦
¦ ¦или должностного лица - автора документа. При ¦
¦ ¦регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, ¦
¦ ¦фамилия и адрес. ¦
¦ ¦При регистрации отправляемых документов записывается ¦
¦ ¦наименование организации, структурного подразделения или ¦
¦ ¦должностного лица - корреспондента. ¦
¦ ¦При регистрации ответов на обращения ¦
¦ ¦граждан вводятся их персональные данные. Допускается ¦
¦ ¦применение сокращенного наименования организации. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Дата документа ¦В РКФ переносится дата, присвоенная документу ¦
¦ ¦организацией - автором документа. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Регистрационный ¦В РКФ переносится регистрационный номер документа, ¦
¦номер документа ¦присвоенный организацией - автором документа. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Дата поступления ¦Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При ¦
¦ ¦традиционной обработке переносится в РКФ из ¦
¦ ¦регистрационного штампа. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Индекс поступления ¦Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При ¦
¦ ¦традиционной обработке переносится в РКФ из ¦
¦ ¦регистрационного штампа. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Заголовок к тексту ¦Переносится заголовок к тексту документа. При его ¦
¦ ¦отсутствии составляется аннотация, содержащая ¦
¦ ¦ключевые слова. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Резолюция ¦В РКФ переносится с документа содержание поручения, ¦
¦ ¦исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в ¦
¦ ¦резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При ¦
¦ ¦регистрации отправляемого документа может записываться ¦
¦ ¦дата ожидаемого ответа. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Отметка об ¦В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного ¦
¦исполнении ¦документа, ссылка на регистрационный индекс и дату ¦
¦документа ¦поступившего документа или краткая запись решения ¦
¦ ¦вопроса по существу. ¦
+-------------------+--------------------------------------------------------------+
¦Дело ¦В РКФ переносится индекс дела в соответствии с ¦
¦ ¦номенклатурой структурного подразделения, в которое ¦
¦ ¦помещен исполненный документ. ¦
L-------------------+---------------------------------------------------------------
Приложение 7
к п. 8.1.13. Инструкции
СПРАВКА
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА 00.00.0000
В УПРАВЛЕНИИ ............
-----T---------T-----------T-----T--------T----------T-----------T-----------¬
¦ № ¦Название ¦ Краткое ¦Дата ¦ Срок ¦ Фамилия ¦ Состояние ¦ Причины ¦
¦п/п ¦документа¦содержание ¦ № ¦исполне-¦ исполни- ¦исполнения ¦невыполне- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ния ¦ теля ¦ ¦ ния ¦
+----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+---------+-----------+-----+--------+----------+-----------+------------
Наименование должности
руководителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 8
к п. 9.1.3. Инструкции
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 № ___________
(место составления)
На _________________ год
--------T-------------T-------------T----------------------T-----------------¬
¦Индекс ¦ Заголовок ¦ Кол-во дел ¦ Срок хранения дела ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ дела ¦ (томов, ¦ (тома, части) и № ¦ ¦
¦ ¦ (тома, ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
¦ ¦ частей) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-------------+-------------+----------------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-------------+-------------+----------------------+-----------------+
¦Название раздела ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
Наименование должности
руководителя структурного Подпись Расшифровка подписи
подразделения
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
______________ году в структурном подразделении
-----------------------------T-----------T-----------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +------------T----------------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦ с отметкой "ЭК" ¦
+----------------------------+-----------+------------+----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------------+-----------+------------+----------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----------+------------+----------------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----------+------------+----------------------+
¦Временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----------+------------+----------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------------+-----------+------------+-----------------------
Наименование должности
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 9
к п. 9.1.3. Инструкции
Наименование УТВЕРЖДАЮ
Администрации округа Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя
00.00.0000 № _______
____________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
На ____________ год Дата
--------T-------------T-----------T------------------------T-----------------¬
¦Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел ¦ Срок хранения дела ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ дела ¦ (томов, ¦ (тома, части) и № ¦ ¦
¦ ¦ (тома, ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
¦ ¦ частей) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-------------+-----------+------------------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-------------+-----------+------------------------+-----------------+
¦ Название раздела ¦
+-------T-------------T-----------T------------------------T-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза лица, ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _______ № ___
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в году ___________ в
администрации округа
--------------------------T--------------T-----------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +------------T----------------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+-------------------------+--------------+------------+----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+--------------+------------+----------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+--------------+------------+----------------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+--------------+------------+----------------------+
¦Временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+--------------+------------+----------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+--------------+------------+-----------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 10
к п. 9.2.8. Инструкции
код архива _______________________________
код организации __________________________
__________________________________________ ---------------------¬
__________________________________________ ¦Ф. № ______________ ¦
__________________________________________ ¦Оп. № _____________ ¦
__________________________________________ ¦Д. № ______________ ¦
(НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВА) L---------------------
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО № ____ ТОМ № ____
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
______________________________________________________________________________
(ДАТА)
На ____________ листах
Хранить ______________
---------------------¬
¦Ф. № ______________ ¦
¦Оп. № _____________ ¦
¦Д. № ______________ ¦
L---------------------
Приложение 11
к п. 9.2.8. Инструкции
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______
В деле подшито и пронумеровано ___________________________ лист (ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера _______
+ листов внутренней описи __________________________________________
---------------------------------------------T----------------------------¬
¦ ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ¦ N№ листов ¦
¦ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА ¦ ¦
+--------------------------------------------+----------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+--------------------------------------------+----------------------------+
¦ ¦ ¦
L--------------------------------------------+-----------------------------
_________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение 12
к п. 9.2.8. Инструкции
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _______
-----T------------T-----------T-----------T---------------T---------------¬
¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера листов ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦ дела ¦ ¦
+----+------------+-----------+-----------+---------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+------------+-----------+-----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+------------+-----------+-----------+---------------+----------------
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 13
к п. 10.1.12. Инструкции
___________________________________________________________________________
(наименование администрации)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
___________________________________________________________________________
-----T-------T---------------T-------T-------------T-------------T-----------¬
¦ № ¦Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Количество ¦ Срок ¦Примечание ¦
¦п/п ¦ дела ¦ дела ¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома, ¦ (тома, ¦(тома, ¦ деле (томе, ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦части) ¦ части) ¦части) ¦ части) ¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6* ¦ 7 ¦
+----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ Название раздела ¦
+----T-------T---------------T-------T-------------T-------------T-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+-------+---------------+-------+-------------+-------------+------------
В данную опись внесено __________________________ дел с № __________________
(цифрами и прописью)
по № ______________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО **
Наименование должности Протокол ЭК
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка от _________ № ___
подписи
Дата
Передал _____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял __________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
____________________________
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Приложение 14
к п. 10.1.18. Инструкции
Наименование администрации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя
___________ № ____________ Подпись Расшифровка
__________________________ подписи
(место составления) Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________
_________________________________________________________________________________
(название фонда)
-----T----------T----------T---------T----------------T-------T------------T------¬
¦ № ¦Заголовок ¦Дата дела ¦ Номера ¦ Индекс дела ¦ Коли- ¦ Сроки ¦ При- ¦
¦п/п ¦ дела или ¦ или ¦ описей ¦ (тома, части) ¦чество ¦ хранения ¦меча- ¦
¦ ¦групповой ¦ крайние ¦ (номен- ¦по номенклатуре ¦ дел ¦дела (тома, ¦ ние ¦
¦ ¦заголовок ¦ даты ¦ клатур) ¦ или № дела по ¦(томов,¦ части) и ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ дел ¦ за годы ¦ описи ¦частей)¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню) ¦ ¦
+----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+----------+----------+---------+----------------+-------+------------+-------
Итого ______________________________ дел за _______________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭК __________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ________ № ___
Документы в количестве _____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ______________________ кг сданы в ________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________ № __________
Наименование должности работника
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
------------------------------------------------------------------
--------------------
+
| | |
|
